Bijgewerkt op: 24 jan. 2022
Mag een casemanager zowel in opdracht van de werkgever als een bedrijfsarts taken verrichten?
Een lange aanloop
Dit wordt een post waar ik al heel erg lang tegenaan zit te hikken. De aanleiding was een bericht op de NVAB-site uit juni 2020. Omdat het onderwerp op zijn zachtst gezegd controversieel is, heb ik lang op mijn reactie zitten broeden.
Ik heb een hele duidelijke mening over de scheiding tussen Proces Casemanagement en Casemanagement in Taakdelegatie, maar deze komt niet overeen met het genoemde bericht van de NVAB en de visie van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
De NVAB stelt het volgende:
“De leidraad casemanagement is eind 2019 herzien. In de najaars-ALV van dat jaar is de vraag gesteld of een casemanager zowel in opdracht van de werkgever als in opdracht van de bedrijfsarts taken mag verrichten”.
“De NVAB heeft overleg gehad met de Autoriteit Persoonsgegevens over deze kwestie. Op basis van dit overleg is er geen noodzaak het NVAB-standpunt aan te passen. Het NVAB-standpunt houdt in dat, hoewel de situatie niet expliciet verboden is, het een sterk te ontraden constructie is. Het risico op vermenging van gegevens is waarschijnlijk te groot om op een verantwoorde manier in een dergelijke constructie te werken”.
De afgelopen twee jaar heb ik van veel klanten vragen over dit onderwerp gekregen. Omdat mijn reactie eigenlijk telkens op hetzelfde neer kwam, werd het tijd deze maar eens op (digitaal) papier te zetten.
De (kunstmatige) grens
Laat ik maar gelijk met de deur in huis vallen: de scheiding tussen proces-casemanagement en casemanagement in taakdelegatie is wat mij betreft kunstmatig. Sociaal-medische en procesbegeleiding liggen niet alleen in elkaars verlengde. Ze hebben uiteindelijk ook hetzelfde doel: het zorg dragen voor optimale en liefst ook duurzame re-integratie.
Uiteraard was ik benieuwd wat de NVAB nou precies te melden had. In het bericht werd verwezen naar de herziene Leidraad Casemanagement uit 2020. Daar trof ik een tekst die meer ruimte voor interpretatie laat:
“Een combinatie van taken waarbij een casemanager zowel in opdracht van de bedrijfsarts als in opdracht van de werkgever werkt, is sterk te ontraden. Dit komt in de praktijk echter wel voor. Er is geen expliciete wettelijke grondslag die deze constructie verbiedt. Wanneer de casemanager zowel taken heeft als ziekteverzuimbegeleider onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts voor een werkgever (een medische taak) én in opdracht van diezelfde werkgever andere taken verricht (zoals bijvoorbeeld optreden als coach en/of procesbewaker of welke andere taak dan ook) dient hij en ook de bedrijfsarts de grenzen van deze taken en de consequenties voor de communicatie en het beroepsgeheim (zie hoofdstuk 3) nauwgezet te onderzoeken en te bewaken. De onafhankelijkheid van de casemanager die medische taken verricht in opdracht van de bedrijfsarts en ook die van de bedrijfsarts zelf dient geborgd te zijn".
Samenwerking tussen casemanager en bedrijfsarts kan alleen als aan alle zorgvuldigheidseisen is voldaan en ieders onafhankelijkheid is gegarandeerd. De werkgever als opdrachtgever van de casemanager legt schriftelijk vast welke (procesmatige) taken de casemanager verricht en hoe hij wordt gefaciliteerd.
Wanneer de bedrijfsarts tot de conclusie komt dat taken niet te combineren zijn, bijvoorbeeld omdat de geheimhoudingsplicht niet te handhaven is, dan is het nodig dat de bedrijfsarts een zodanige keuze maakt dat de taken niet meer conflicteren.”
De NVAB erkent dat er geen wettelijke basis is om te verbieden dat een casemanager zowel in opdracht van de werkgever (procesbegeleiding) als van de bedrijfsarts (gedelegeerde taken op het gebied van sociaal-medische ziekteverzuimbegeleiding) werkt, maar vindt de vermenging van taken in praktijk toch problematisch. Als in praktijk toch voor deze constructie wordt gekozen, dan moet er extra aandacht worden besteed aan de borging van de onafhankelijkheid van de betreffende casemanager en de geheimhoudingsplicht; twee voorwaarden die vanuit hun professioneel statuut voor bedrijfsartsen heel vanzelfsprekend zijn.
Zorgvuldigheid en borging spelen een centrale rol bij het delegeren van zorgtaken. De randvoorwaarden vaan het delegeren van taken in de bedrijfsgezondheidszorg zijn goed beschreven in de Werkwijzer Taakdelegatie en het NVAB standpunt over Taakdelegatie.
Met een casemanager die gedelegeerde taken voor de bedrijfsarts uitvoert moeten afspraken worden gemaakt om deze voorwaarden te borgen:
Voor de casemanager geldt dat deze alleen in opdracht van de bedrijfsarts taken in de medische verzuimbegeleiding uit mag voeren.
Daarbij moet niet alleen de bedrijfsarts toetsen of de bekwaamheid voldoende is voor de uit te voeren taken; de casemanager heeft zelf ook de verantwoordelijkheid de eigen bekwaamheid in de gaten te houden en bij twijfel dit met de bedrijfsarts te bespreken.
Hij moet aanwijzingen van de bedrijfsarts opvolgen en/of geprotocolleerd werken.
Toezicht door de bedrijfsarts moet altijd mogelijk zijn; er moet dus transparant worden gewerkt. Alle verzamelde informatie moet toetsbaar zijn.
De casemanager moet altijd duidelijk zijn over zijn rol en de werknemer dient altijd toegang te krijgen tot de bedrijfsarts als hij dat wenst.
Eigenlijk zou aan deze voorwaarden moeten worden toegevoegd dat een casemanager als gedelegeerde zowel de geheimhoudingsplicht van de bedrijfsarts over neemt als zijn onafhankelijke rol.
Over geheimhouding zegt de NVAB het volgende in haar verenigingsstandpunt: “De functionaris zonder eigen beroepsgeheim valt onder het afgeleide beroepsgeheim van de bedrijfsarts”. Om geheimhouding goed te borgen zou ik deze altijd formaliseren met een geheimhoudingsverklaring, waarin ook beschreven staat wat de gevolgen van het schenden van deze overeenkomst kan zijn. De opdracht wordt geformaliseerd met een taakdelegatie-overeenkomst. Los daarvan kunnen de andere voorwaarden en de onafhankelijke positie nog eens worden benadrukt met een gedragscode.
Als een casemanager naast de medische verzuimbegeleiding ook procesbegeleiding doet, dan geldt het ‘strakke’ kader dat voor het medisch deel van de taken geldt, ook voor de andere taken. Geheimhouding en onafhankelijkheid zijn ook bij de procesbegeleiding van toepassing.
Er is nog één aspect dat nergens wordt benoemd. De casemanager in taakdelegatie maakt onderdeel uit van het ‘behandelteam’ van de bedrijfsarts. Daarmee wordt eigenlijk ook de ‘zorgplicht’ van de bedrijfsarts overgenomen. De casemanager dient zich te onthouden van activiteiten die schadelijk kunnen zijn voor de werknemers die worden begeleid. Hij kan dus geen rol spelen in de opbouw van een ontslagdossier en moet ook niet adviseren om een vaststellingsovereenkomst te tekenen. Bedrijfsartsen dienen zich daar ook van te onthouden.
Ik plaats hier direct een kanttekening bij. Alhoewel dit taken zijn die casemanagers soms op zich nemen, behoren ze strikt gezien niet tot de procesbegeleiding. Ze kunnen wel het gevolg zijn van de procesbegeleiding als een werknemer onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. Afhandeling van arbeidsrechtelijke aspecten is uiteindelijk een HR-taak. Voor een aantal casemanagers is dat wennen omdat ze dat voor kleine klanten wel deden. Hier ligt echter een harde grens. Bij twijfel adviseer ik casemanagers dit met de verantwoordelijke bedrijfsarts te bespreken. Deze kan dan bepalen of er sprake is van conflicterende taken.
Kort samengevat vraagt het combineren van taken op het gebied van medische en procesbegeleiding om een goede borging. Dat geldt echter ook als er alleen medische taken worden geregeld. Daarbij dient extra aandacht te worden besteed aan gedragsaspecten als een onafhankelijke opstelling en het naleven van geheimhouding. Dit valt op te lossen door afspraken vast te leggen in een gedragscode en een geheimhoudingsverklaring. De bedrijfsarts dient toe te zien op de naleving; aan het niet naleven van deze extra afspraken zouden disciplinaire maatregelen moeten worden verbonden. Vanuit mijn ervaring weet ik dat de borging van alle randvoorwaarden een complexe puzzel is. Bij de borging van onder andere protocollen en de beveiliging van verzamelde informatie kan automatisering echter een belangrijke faciliterende rol spelen.
Bij het vermengen van de twee rollen gaat het uiteindelijk om een professionele grondhouding van de casemanager. Blijkbaar heeft de NVAB daar twijfels over. Daar waar een bedrijfsarts twijfelt of een casemanager professioneel met deze rolvermenging om kan gaan, adviseer ik helemaal geen taken te delegeren. Vertrouwen is immers de basis van een goede samenwerking.
Privacy en rolvermenging
Even terug naar het bericht op de NVAB-site:
“Een casemanager die in opdracht van de werkgever werkt mag niet over medische informatie beschikken. De casemanager die in opdracht van de bedrijfsarts taken verricht mag dat wel, als dat nodig is voor het uitvoeren van de gedelegeerde taak.
De NVAB heeft overleg gehad met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) over deze kwestie.”
In deze tekst worden de twee rollen uit elkaar getrokken. In praktijk komt het echter voren dat medische en proces begeleiding in één functie worden gecombineerd. In dat geval mag de casemanager over medische informatie beschikken die nodig is voor de gedelegeerde medische taken. Met de werkgever mogen alleen die gezondheidsgegevens worden gedeeld, die een bedrijfsarts ook mag delen. Ik heb het hier expres over gezondheidsgegevens; de belastbaarheid valt hier bijvoorbeeld onder. Medische gegevens mogen in principe niet worden gedeeld. Eigenlijk is hier ook niets nieuws onder de zon. Een casemanager zou onafhankelijk van de rol die hij heeft (medisch of proces) namelijk nooit medische gegevens mogen delen. Voert een casemanager taken uit in de medische begeleiding dan maak je daar ook afspraken over en leg je dat, zoals eerder aangegeven, vast in een geheimhoudingsverklaring. Dit is dus beter geregeld bij een casemanager die zowel medische als procesbegeleiding uitvoert als bij de ‘pure’ proces-casemanager.
Beschikt een casemanager met gecombineerde taken dan over te veel informatie voor de procesbegeleiding? Wat mij betreft is dat niet relevant. De medische informatie die in het kader van de medische begeleiding wordt verwerkt komt in het medisch dossier te staan. Wat er in de procesbegeleiding aan informatie mag worden verwerkt wordt al beperkt de (U)AVG. In de Beleidsregels De zieke werknemer geeft de AP het volgende aan:
“Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken:
de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen”.
Dit is dus de informatie die in het kader van de procesbegeleiding mag worden verwerkt en gebruikt. Werkhervattingsafspraken moeten worden gebaseerd op een advies met betrekking tot de belastbaarheid van de bedrijfsarts. Ook bij taakdelegatie blijft de beoordeling van de belastbaarheid bij de bedrijfsarts liggen. Wat de casemanager in de procesbegeleiding doet is het ondersteunen van de vertaling naar de werkvloer. Dat verandert niet als de casemanager zowel medische als procesbegeleiding doet. Hij zal vanuit de geheimhoudingsverklaring zelfs beter voor ogen hebben dat er geen gezondheidsgegevens (waaronder medische gegevens) in het plan van aanpak en evaluatiedocumenten mogen worden verwerkt.
De AP zorgt zelf voor wat verwarring in de beleidsregels met de volgende tekst:
“Wanneer de taak van een medewerker alleen bestaat uit faciliterende en coördinerende werkzaamheden tijdens het ziekteverzuimproces, is de medewerker aan te merken als procesbewaker voor de werkgever. De medewerker mag alleen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken. Dit betekent dat de medewerker niet meer gegevens mag verwerken dan de gegevens die voor de werkgever noodzakelijk zijn bij de vaststelling van de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie/ begeleiding van werknemers vanwege ziekte of arbeidsongeschiktheid”.
De sleutel zit wat mij betreft in het woord alleen. Daar is geen sprake van als een casemanager zowel taken in de medische begeleiding heeft, als in de procesbegeleiding. Helaas beschrijft de AP in de beleidsregels niet de ‘hybride’ situatie. Zoals de NVAB aangaf was er naar aanleiding van het overleg met de AP geen aanleiding om de Leidraad Casemanager op dit punt verder aan te passen. Geen verbod om de proces- en medische rol te vermengen, maar er zijn extra aandachtspunten die goed moeten en kunnen worden geborgd.
De interne arbodienst
Nog een kleine nabrander. Veel werkgevers voelen in de verzuimbegeleiding het tekort aan bedrijfsartsen. Vanuit werkgevers is er dan ook steeds meer belangstelling voor taakdelegatie. Er zijn werkgevers die casemanagers in taakdelegatie medische taken willen laten uitvoeren, soms ook in combinatie met procesbegeleiding. Alhoewel een dergelijke constructie ingezet vanuit de werkgever veel risicovoller is geldt ook hier dat er “geen expliciete wettelijke grondslag is die deze constructie verbiedt”. Wel gelden ook in dit geval alle randvoorwaarden voor taakdelegatie. Het kan dus alleen als de bedrijfsarts hier mee akkoord gaat en opdracht geeft om gedelegeerde taken uit te voeren. De bedrijfsarts moet zelf afwegen of er in een dergelijke situatie niet alleen geen sprake is van conflicterende taken, maar ook of hij voldoende toezicht heeft op de uitvoering en ook rechtstreeks in kan grijpen als dat nodig is. Dat is natuurlijk een stuk moeilijker als bedrijfsarts en casemanager niet dezelfde werkgever hebben.
Een dergelijke constructie kun je dan ook het best onderbrengen in een interne arbodienst. De borging van alle voorwaarden zal dan een punt van aandacht zijn bij de arbo-certificering. Een andere oplossing sluit ik op basis van wetgeving niet uit, maar is kwetsbaarder en vraagt om andere waarborgen. Misschien dat ik daar nog een keer een vervolgstuk over schrijf.
Een open discussie
Met deze post wil ik de discussie over het wel of niet vermengen van proces- en medische taken openbreken. Ik benadruk dat er (ook volgens de NVAB) wettelijk gezien geen bezwaren zijn om dat wel te doen en dat praktische bezwaren kunnen worden ondervangen en geborgd. Zelfstandige bedrijfsartsen die bij MKB-bedrijven komen vermengen vaak ook medische en procestaken. Dat doen ze vanuit hun beroepsprofiel geheel onafhankelijk en er is geen haan die daar naar kraait.
Veel arbodiensten kiezen uiteindelijk voor een strikte scheiding van taken omdat ze bij (her)certificering niet het risico op minor of een major willen lopen. Dat is een beslissing die ik ook helemaal snap. Het is echter de vraag of dat nodig is als je dit zodanig invult dat de verantwoordelijke bedrijfsarts daar vertrouwen in heeft en zich comfortabel bij voelt en je kunt aantonen dat zowel de voorwaarden voor taakdelegatie, als de bescherming van persoonsgegevens goed zijn geborgd. Uiteraard ben ik heel benieuwd hoe jullie daar tegenaan kijken! Laat je reactie vooral onder deze post achter.