Terug naar de basis
Bij TriageExpert krijgen we regelmatig praktische vragen over de invulling van verzuimbegeleiding. Dergelijke vragen leveren intern nog wel eens discussie op; dat is alleen maar leuk omdat dit ons dwingt nog eens scherp over de basis van onze dienstverlening na te denken. Onze software geeft immers inhoudelijke ondersteuning aan het re-integratieproces.
Vanuit TriageExpert benadrukken we dat de probleemanalyse (PA) en vooral het Plan van Aanpak (PvA) de centrale, sturende en daarmee belangrijkste documenten van het re-integratieverslag (RIV) zijn. In onze basis-triages zit dan ook het advies verweven de PA vervroegd (eerder dan na 6 weken) op te laten stellen als er problematisch en/of lang verzuim wordt verwacht. Een uitgangspunt dat ook in de Beleidsregels Beoordelingskader Poortwachter duidelijk naar voren komt. Het was voor ons dan ook even terugschakelen toen een klant de vraag stelde of je de PA mag uitstellen als een werknemer Geen Benutbare Mogelijkheden (GBM) heeft. Een kleine zoektocht leverde geen éénduidig standpunt op, maar wel een genuanceerd advies.
Doel en middel
De opbouw van het re-integratieverslag wordt door veel werkgevers als een loden last ervaren; onnodige bureaucratie die uiteindelijk niets aan de re-integratie toevoegt. Deze werkgevers vinden de aandacht die je aan het invullen van formulieren besteedt dan ook weggegooide tijd. Deze perceptie wordt nog eens versterkt doordat een groot deel van het verzuim de eindstreep van de WIA-beoordeling toch niet haalt!
Met frisse tegenzin vult een groot deel van de werkgevers toch maar de poortwachter-formulieren in. Belangrijkste reden is het voorkomen van een sanctie bij een WIA-beoordeling. Het invullen van het Plan van Aanpak (PvA) en de vervolgformulieren dreigt zo een doel op zich te worden en schiet daarmee zijn doel voorbij.
Maar is het UWV nou echt zo strikt? In de ‘Beleidsregels beoordelingskader poortwachter’ staat beschreven hoe het UWV de re-integratieinspanningen van werkgever en werknemer beoordeelt. Nadere inspectie laat zien dat de regels de nodige ruimte bieden.
Het UWV ziet de poortwachter-formulieren als een middel om tot betere re-integratie te komen. De formulieren zijn op hun beurt voor het UWV weer een instrument om de re-integratieinspanningen bij de WIA-aanvraag te toetsen. Ontbreken formulieren, dan worden deze opgevraagd. Maar uiteindelijk is voor de toetsing bepalend of er tijdens de re-integratie kansen zijn gemist.
Als we naar de termijnen voor de Poortwachter-formulieren kijken dan zien we in het beoordelingskader het volgende: “Voor probleemanalyse, plan van aanpak en evaluatie daarvan zijn in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar termijnen opgenomen. Hiervan kan echter gemotiveerd worden afgeweken.” Maatwerk is dus mogelijk, maar werkgever (of een adviseur van de werkgever) moet zich altijd afvragen of een afwijking er toe kan leiden dat er re-integratiekansen worden gemist. Het beoordelingskader zegt ook nog het volgende over kansen en resultaten: “Als bijv. veel te laat een onvolledige probleemanalyse en plan van aanpak zijn opgesteld, is dat alleen relevant als ten gevolge daarvan onvoldoende of verkeerde re-integratie-inspanningen zijn verricht.”
GBM in de eerste 6 weken van verzuim; wel of niet een PA op laten stellen?
Terug naar de vraag die wij van onze klant kregen: mag de PA later worden opgesteld als er GBM zijn? De PA is volgens het UWV niet een doel op zich. Het beoordelingskader geeft het volgende aan: “Het doel van de probleemanalyse is werkgever en werknemer te ondersteunen bij een succesvolle aanpak van de re-integratie. Ten onrechte wordt nogal eens verondersteld dat het hierbij gaat om een verantwoording jegens het UWV en dat de inhoud van de beschrijving zodanig moet zijn, dat te zijner tijd bij de WIA-aanvraag geen frictie kan optreden met het oordeel van het UWV.”
Maar wat doe je dan als er geen benutbare mogelijkheden zijn? We hadden al geconstateerd dat er gemotiveerd van termijnen kan worden afgeweken. Daarnaast geeft het beoordelingskader de volgende speelruimte aan: “Van werkgever en werknemer worden geen re-integratie-inspanningen meer verlangd wanneer de werknemer geen mogelijkheden meer heeft tot het verrichten van arbeid in het eigen bedrijf of bij een andere werkgever. Wel beoordeelt het UWV in die situatie of in redelijkheid tot dit oordeel over het ontbreken van arbeidsmogelijkheden kon worden gekomen.” De PA kan worden uitgesteld, maar het is belangrijk dat gemotiveerd te doen. In het medisch dossier moet een medische onderbouwing terug te vinden zijn.
Om tot een goede onderbouwing te komen dient onderscheid tussen 3 situaties te worden gemaakt:
Geen Duurzaam Benutbare Mogelijkheden (GDBM)
GBM; hier kan sprake van zijn bij een opname of als de werknemer afhankelijk is van verzorging door anderen.
Onduidelijk situatie, maar wel benutbare mogelijkheden
Ad 1. In de eerste maanden van het verzuim zal zelden ‘hard’ kunnen worden vastgesteld dat er sprake is van GDBM. Mocht dat echter al snel duidelijk zijn, dan geeft het beoordelingskader duidelijk aan wat er moet gebeuren: “Is er geen herstel meer te verwachten, c.q. te beïnvloeden, dan zijn er dus geen re-integratiemogelijkheden meer en kan worden volstaan met het opmaken van een beperkte probleemanalyse, dat wil zeggen zonder advies voor een plan van aanpak. Omdat geen re-integratie meer mogelijk is zal het UWV dan aan het einde van de wachttijd geen sanctie kunnen opleggen. Van zo’n situatie zal in ieder geval sprake zijn bij een stabiel of progressief ziektebeeld waarbij er (nagenoeg) geen mogelijkheden om te functioneren en geen verdere behandelingsmogelijkheden meer zijn.” De combinatie van GDBM en de beperkte probleemanalyse openen de (eventuele) weg naar een vervroegde IVA-aanvraag. Werkgever kan hier met werknemer over in gesprek gaan.
Ad 2. In praktijk wordt regelmatig in de eerste weken van het verzuim GBM geconstateerd. Vaak wordt echter de afwezigheid van benutbare mogelijkheden verward met redenen om de re-integratiestart uit te stellen. Voor de PA is het echter belangrijk dit onderscheid wel goed te maken. Wordt de start van de re-integratie om andere redenen dan belastbaarheid uitgesteld dan adviseren wij wel een PA en een PvA op te stellen. Hierin kan worden aangegeven waarom er nog niet met re-integratie wordt gestart en of er eventueel interventies worden ingezet. Uitstel is daarmee een bewuste keuze i.p.v. vanzelfsprekenheid; dat is een ander vertrekpunt voor de re-integratie.
Ad 3. Tot slot komt het regelmatig voor dat er in de eerste weken van het verzuim nog geen diagnose is gesteld of dat er onduidelijkheid bestaat over behandeling. Het beoordelingskader geeft hier het volgende over aan: “Als de reikwijdte van – een deel van – het probleem nog niet geheel is te overzien, bijvoorbeeld omdat er nog medische onderzoeken lopen, moet de arbodienst of bedrijfsarts dat duidelijk omschrijven. In zo’n situatie kan al worden nagedacht over het benutten van de bestaande mogelijkheden.” In deze situatie zou er altijd een PA en PvA moeten worden opgesteld.
Maximaal effect, minimaal risico: ons advies
Hoe moet je als werkgever nou omgaan met de strakke grenzen van de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar aan de ene kant en de nuancering in het Beoordelingskader aan de andere?
Re-integratie is een actief traject met aandacht als belangrijkste motor. Eigenlijk hebben wetgever en het UWV als toetser dat scherp gezien. De vragen in de UWV-formulieren moeten de werkgever helpen richting en invulling aan de re-integratie te geven. De strakke termijnen uit de Regeling procesgang vormen het minimale vangnet; ze dwingen werkgever en werknemer regelmatig te evalueren en daarmee aandacht aan de re-integratie te geven.
Effectieve re-integratie vraagt meer dan het volgen van het vangnet. Kijkt actief wat de situatie nodig heeft. Zijn er onderbouwd geen benutbare mogelijkheden, ook niet voor verbetering van belastbaarheid of gezondheid, dan hoeft er minder te worden vast gelegd. Dat houdt onder andere in dat PA (en PvA) kunnen worden uitgesteld als er daadwerkelijk geen (duurzaam) benutbare mogelijkheden zijn. Betrek de bedrijfsarts bij deze beslissing en zorg daarmee voor de juiste onderbouwing (in het medisch dossier). Leg wel vast wanneer de situatie opnieuw wordt beoordeeld. Het beoordelingskader geeft hierover het volgende aan:
“Wanneer de werknemer naar verwachting geen arbeidsmogelijkheden heeft zal de bedrijfsarts periodiek moeten beoordelen of herstel respectievelijk verbetering van de arbeidsmogelijkheden binnen een redelijke termijn is te verwachten of kan worden bewerkstelligd, waardoor er alsnog een mogelijkheid tot re-integratie ontstaat.”
Dit is een mooie aanvulling op de vraag van de klant, die de aanleiding voor dit artikel was.
Verwacht je als werkgever echter langdurig of problematisch verzuim, wacht dan niet tot de 6e week met het op laten stellen van de PA. Beoordeel als werkgever kritisch de probleemanalyse; staat hier voldoende concrete informatie in om een plan van aanpak op te kunnen stellen? In praktijk is dat lang niet altijd het geval. Mis je informatie vraag dan altijd om nadere toelichting. Hou er wel rekening mee dat er zowel in de probleemanalyse als het plan van aanpak geen medische informatie mag staan. Dat is in principe ook niet nodig om afspraken te kunnen maken.
Zijn er benutbare mogelijkheden, laat PA, PvA en evaluaties dan strak aansluiten op te maken of gemaakte afspraken. Het is niet noodzakelijk voor elke evaluatie een uitgebreide verhaal te schrijven. Voortgang, knelpunten, oplossingen en nieuwe afspraken vormen de kern van een evaluatie. Het evaluatieformulier biedt aanknopingspunten voor het in kaart brengen van zowel de knelpunten als oplossingen. Regelmatige evaluaties en activiteiten afgestemd op deskundig advies van o.a. de bedrijfsarts dragen er in belangrijke mate aan bij dat er in het re-integratietraject geen kansen worden gemist.